Veiklos kokybės standartas
Jaunimo organizacijų veiklos kokybės vertinimas
Veiklos kokybės standarto sudarymo pagrindimas
Jaunimo organizacijų veiklos kokybės standartas – įrankis, skirtas atlikti organizacijos veiklos kokybės analizę, siekiant išsiaiškinti, ar organizacijos veikla:
- Atitinka jos veiklą reglamentuojančius dokumentus bei nacionaliniu mastu priimtus teisės aktus:
- Jaunimo politikos pagrindų įstatymą;
- Savanoriškos veiklos įstatymą;
- Asociacijų įstatymą.
- Tikslingai įgyvendina savo išsikeltus ir kitaip apibrėžtus tikslus;
- Progresyviai ir rezultatyviai vykdo savo veiklą, atsižvelgiant į organizacijos struktūrą ir vertinant atskiras veiklos sritis.
Jaunimo organizacijos veiklos kokybės standartas paruoštas remiantis Nacionalinės jaunimo organizacijų veiklos kokybės gerinimo metodika bei kita pravarčia metodine medžiaga. Atsižvelgiant į nuolat besikeičiančias Lietuvos jaunimo organizacijų aktualijas ir poreikius, visa turima metodinė informacija yra pritaikoma ir atnaujinama, taip užtikrinant esamos situacijos ir organizacijos poreikių atliepimą. Be to, vertinimo sistema ir kiti veiklos analizavimui naudojami įrankiai yra optimizuoti, tokiu būdu užtikrinant, kad jaunimo organizacijos galėtų paprasčiau įvertinti savo stiprybes ir silpnybes bei lengviau apibrėžti ateities veiklos gaires.
Kodėl organizacijai yra naudinga atlikti įsivertinimą pagal veiklos kokybės standartą?
Vertinimo procesas naudingas organizacijai, nes:
- organizacija tinkamai veikia tada, kai yra vieningai siekiama bendro tikslo – nešališkų, žmonių „iš išorės“ atliekamas vertinimas padeda suprasti ir akivaizdžiai parodo, kokia tikslinga ir rezultatyvi organizacijos veikla;
- kokybės standarto atlikimo proceso rezultatas yra LiJOT atstovų paruoštos rekomendacijos organizacijai, kurios ruošiamos remiantis veiklos kokybės standarto rezultatais ir duomenimis (daugiau apie rekomendacijas skiltyje „Veiksmai po veiklos kokybės vertinimo”). Šios rekomendacijos organizacijai leidžia į(si)vertinti, kokią faktinę pažangą leidžia padaryti priimti sprendimai ir įgyvendintos veiklos;
- viso veiklos kokybės vertinimo proceso metu organizacijai yra sukuriamos tinkamos sąlygos savarankiškai reflektuoti savo veiklas, darbo įpročius ir kultūrą bei kitus aspektus, kurių gerinimas yra svarbus siekiant užtikrinti sklandų organizacijos darbą;
- veiklos kokybės vertinimas susideda iš kelių dalių, kurių kiekviena pasižymi analiziniu pobūdžiu, kas padeda išsiaiškinti organizacijos vidinius principus bei atitinkamus bruožus, siekiant atrasti konkrečias veiklos spragas, kurios daro neigiamą įtaką organizacijos veiklos vykdymui ir sutarti dėl priimtinų sprendimo būdų.
Veiklos vertinimo procesas
Veiklos vertinimo etapai
Veiklos kokybės vertinimas atliekamas per 3 svarbiausius etapus:
1. Susitikimas su organizacijos vadovu:
Susitikimo tikslas – susipažinti su organizacijos vidumi ir principais, kuriais vadovaujasi tiek vadovas, tiek visa organizacija, siekdama savo tikslų įgyvendinimo. Kartu nagrinėjamos ir problemos, iššūkiai, su kuriais susiduria vadovas ir, vadovo nuomone, kokie sunkumai užklumpa organizaciją. Susitikimo metu LiJOT atstovai, dalyvaujantys organizacijos vertinimo procese, kartu su organizacijos vadovu diskutuoja apie:
- Pagrindinius organizacijos tikslus, funkcijas bei organizacijos darbo kultūrą;
- Organizacijos veiklos kokybės standarto nagrinėjamas organizacijos veiklos sritis: organizacijos struktūrą; organizacijos strateginį veiklos planavimą; išteklių – finansinių, žmogiškųjų, kt. – valdymą; išorinius ryšius; organizacijos mikroklimatą. Taip pat nagrinėjamos kitos aktualios temos, kylančios iš atitinkamų tuo metu susidariusių situacijų, pavyzdžiui, organizacijos prisitaikymas pandemijos laiku;
- Vadovo emocinę savijautą atliekant savo pareigas organizacijoje.
2. Organizacijos darbą reglamentuojančių dokumentų nagrinėjimas:
Organizacijai leidus ir su LIJOT atstovais pasidalinus, nagrinėjame tokius dokumentus, kaip organizacijos įstatus, organizacijos struktūrų darbo reglamentus, ilgametę veiklos strategiją bei trumpesnio laikotarpio veiklų planus, kt.
3. Susitikimas su organizacijos atstovais:
Susitikime dalyvauja skirtingų organizacijos struktūrų ir LiJOT atstovai. Šiuo susitikimu siekiama sužinoti dalyvaujančių atstovų nuomonę nagrinėjamais klausimais, išsiaiškinti, su kokiomis problemos susiduria įvairios organizacijos struktūros, ar vieningai ir kryptingai yra veikiama organizacijos tikslo įgyvendinimo link. Pagrindinės susitikimo metu nagrinėjamos temos apima pagrindines organizacijos veiklos sritis, kurios anksčiau buvo aptartos ir su organizacijos vadovu. Atsižvelgiant į aplinkybes, sąlygas ir jau turimą informaciją apie organizaciją, temos yra tikslinamos ir pritaikomos organizacijos aktualijoms.
Kaip vertinimo metu nagrinėjamos organizacijos veiklos sritys?
Kaip jau minėta, pagrindinės nagrinėjamos veiklos sritys yra:
- Organizacijos veikla: organizacijos tikslai, veiklos krypčių apibrėžtumas, strateginis veiklos planavimas, informacijos tvarkymas ir archyvavimas, vidinė komunikacija tarp skirtingų organizacijos struktūrų, darbų / atsakomybių pasiskirstymas;
- Organizacijos struktūra: narystė organizacijoje, valdymo organai, administraciniai procesai, vidinė priežiūros institucija;
- Išteklių valdymas: finansų kontrolė, žmogiškieji ištekliai, kt.;
- Išoriniai ryšiai: interesų atstovavimas, išorinė komunikacija, bendradarbiavimas;
- Emocinė aplinka organizacijoje: atskirų komandų mikroklimatas, organizacijos bendruomeniškumas, vidiniai santykiai, kt.;
- Esant poreikiui ir atsižvelgiant į kiekvienos organizacijos savitumą, įtraukiama daugiau veiklos sričių.
Susitikimų / vertinimo etapų metu teminės sritys yra nagrinėjamos diskusijos būdu, žymintis organizacijos išsakytus pavyzdžius bei situacijas. Pagrindiniai naudojami metodai:
- Teiginių, suformuotų pagal atitinkamą teminę sritį ir užtikrinančių tinkamą organizacijos veiklą, nagrinėjimas, remiantis sąrašu klausimų, skirtų diskusijai ir tų teiginių įvertinimui;
- Skaitinių įverčių lentelės, kuriose pateikiami teiginiai, susiję su teminėmis sritimis.
Atliepiant organizacijos poreikius, metodai gali būti koreguojami ar pasirenkami nauji.
Veiksmai atlikus veiklos kokybės vertinimą
Vertinimo metu surinktus duomenis ir informaciją apie organizaciją analizuoja ir apdoroja nešališka vertinimo grupė, sudaryta iš LiJOT atstovų, nuosekliai dalyvaujančių visame organizacijos vertinimo procese. Vertinimo grupė pagal turimus duomenis aprašo organizacijos stiprybes ir silpnybes, kuo remiantis suformuoja ir organizacijai pateikia tikslingas bei pagristas rekomendacijas organizacijos veiklos kokybės gerinimui. Svarbu paminėti, jog toks veiklos vertinimas savaime organizacijos veiklos nepagerina – jis parodo vaizdą, tam tikrą paveikslą, kaip organizacija veikia tuo metu. Norint realių pokyčių organizacijos veikloje, rekomendacijas, pagal galimybes, susitikimo metu aptariame arba su vadovu, arba su didesniu kiekiu organizacijos atstovų. Tokiu būdu jos yra nuosekliai peržiūrimos, taip numatant konkrečius organizacijos ateities veiksmus, padėsiančius gerinti veiklų kokybę.
